Aufbewahrungspflichten gehören zu den am häufigsten unterschätzten Pflichten im Unternehmensalltag. Wer Unterlagen zu früh vernichtet, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen und Nachforderungen. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die gängigen Fristen.
Die wichtigsten Fristen: 10, 8 und 6 Jahre
- In der Regel 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte
- In der Regel 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge
- In der Regel 6 Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen oder der Beleg entstanden ist. Details und Ausnahmen regeln die Abgabenordnung (§ 147 AO) und das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB).
Gut zu wissen: Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln. (Stand: September 2026)
Gelten digitale Belege?
Ja. Die Finanzverwaltung akzeptiert die elektronische Aufbewahrung, wenn die GoBD eingehalten werden – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Entscheidend sind Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein Handyfoto, das später bearbeitet oder gelöscht werden kann, genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht.
Praktische Grundregeln
- Belege zeitnah und chronologisch erfassen, nicht im Schuhkarton sammeln
- Eine digitale Ablage mit fester, nachvollziehbarer Struktur nutzen
- Verbuchte Belege nicht nachträglich verändern oder ersetzen
- Auch E-Mails mit steuerlichem Bezug in die Ablage aufnehmen
So helfen wir Ihnen
Unser Schwerpunkt ist die digitale Belegverwaltung: Sie laden Ihre Belege bequem hoch, wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle und halten Ihre Unterlagen strukturiert. In der Altmark holen wir Papierbelege auf Wunsch auch bei Ihnen ab (gegen Aufpreis). So entsteht eine Ablage, die den Fristen gerecht wird – ohne Zettelchaos.