Belege aufbewahren: Diese Fristen gelten für Unternehmer

Aufbewahrungspflichten gehören zu den am häufigsten unterschätzten Pflichten im Unternehmensalltag. Wer Unterlagen zu früh vernichtet, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen und Nachforderungen. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die gängigen Fristen – er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.

Die zwei wichtigsten Fristen: 8 und 10 Jahre

• In der Regel 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie Buchungsbelege
• In der Regel 8 Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen oder der Beleg ausgestellt wurde. Details und Ausnahmen regeln die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch.

Gelten digitale Belege?

Ja. Die Finanzverwaltung akzeptiert elektronische Aufbewahrung, sofern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) eingehalten werden. Entscheidend sind vor allem Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein einfaches Ablagefoto auf dem Smartphone, das später bearbeitet oder gelöscht werden kann, genügt diesen Anforderungen regelmäßig nicht.

Praktische Grundregeln

• Belege zeitnah und chronologisch erfassen, nicht im Schuhkarton sammeln
• Digitale Ablage mit fester, nachvollziehbarer Struktur verwenden
• Verbuchte Belege nicht nachträglich verändern oder ersetzen
• Auch E-Mails mit steuerlichem Bezug in die Ablage einbeziehen

Wie die FinanzWerkstatt Altmark hilft

Unser Schwerpunkt ist die digitale Belegverwaltung: Sie laden Ihre Belege bequem hoch, wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle und halten Ihre Unterlagen strukturiert und prüfungsfest. Auf Wunsch holen wir Papierbelege in der Altmark auch gegen Aufpreis bei Ihnen ab. So entsteht eine Ablage, die den Fristen gerecht wird – ganz ohne Zettelchaos.