Kleinunternehmerregelung: Was Selbstständige wissen sollten

Wer sich selbstständig macht, steht früh vor der Frage: Umsatzsteuer ausweisen oder die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen? Beide Varianten wirken sich auf Rechnungen, Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt aus. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Erleichterung im Umsatzsteuergesetz. Wer sie nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und muss in der Regel keine laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Das spart spürbar Verwaltungsaufwand.

Umgekehrt gilt aber auch: Wer keine Umsatzsteuer ausweist, kann keine Vorsteuer aus den eigenen Eingangsrechnungen geltend machen. Bei größeren Anschaffungen kann das ein Nachteil sein.

Welche Umsatzgrenzen gelten?

Maßgeblich sind zwei Umsatzgrenzen, die zum 1. Januar 2025 angehoben wurden (§ 19 Abs. 1 UStG):

• Vorjahr: Der Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
• Laufendes Jahr: Der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
• Gründungsjahr: Wer neu startet, hat kein Vorjahr. Dann gilt im ersten Jahr die Grenze von 25.000 Euro.

Gezählt werden die tatsächlich eingenommenen Entgelte (ohne Umsatzsteuer). Verkäufe von Anlagevermögen, zum Beispiel ein gebrauchtes Firmenfahrzeug, zählen nicht mit. (Stand: Oktober 2026)

Wichtig seit 2025: Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort – nicht erst im Folgejahr. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Umsatzsteuer; die Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab diesem Moment müssen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen.

Gerade deshalb lohnt sich eine laufende Buchhaltung, die die Umsätze im Blick behält: So sehen Sie frühzeitig, wenn Sie sich einer Grenze nähern. Ob die Regelung für Sie in Frage kommt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Beispiel: Gründung im Dezember

Eine häufige Frage: Was ist eigentlich das „Gründungsjahr“? Gemeint ist immer das Kalenderjahr – nicht zwölf Monate ab der Gründung. Ein Beispiel für eine Gründung im Dezember 2026:

• Dezember 2026 (Gründungsjahr): Es gibt kein Vorjahr. Die Umsätze im Dezember dürfen 25.000 Euro nicht überschreiten. Hochgerechnet wird seit 2025 nicht mehr – es zählt, was tatsächlich eingenommen wird.
• 2027: Jetzt ist 2026 das Vorjahr. Lag der Dezember-Umsatz bei höchstens 25.000 Euro, gilt für 2027 die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• 2028: Vorjahr ist 2027 – und hier wird es oft übersehen: Lag der Umsatz im ersten vollen Jahr 2027 über 25.000 Euro, ist die Kleinunternehmerregelung ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr möglich.

(Stand: Oktober 2026)

Vorteile auf einen Blick

• Weniger Bürokratie: keine laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Einfachere Rechnungen ohne Steuerausweis
• Oft günstigere Preise gegenüber Privatkunden möglich
• Weniger Abstimmung mit dem Finanzamt

Mögliche Nachteile

• Kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
• Bei Geschäftskunden kann der fehlende Steuerausweis ungewohnt wirken
• Bei hohen Investitionen (z. B. Ausstattung, Fahrzeuge) oft ungünstig

Was bedeutet das für Ihre Buchhaltung?

Auch als Kleinunternehmer bleiben Belegsammlung, chronologische Erfassung und eine nachvollziehbare Gewinnermittlung Pflicht. Genau hier setzen wir an: Wir buchen Ihre laufenden Geschäftsvorfälle und halten Ihre Unterlagen strukturiert – digital in ganz Deutschland und in der Altmark auch persönlich. Die Entscheidung für oder gegen die Regelung ist eine steuerliche Gestaltungsfrage, die Sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater klären sollten.