E-Rechnung für kleine Betriebe: Was schon gilt und was 2027 kommt

„Brauche ich jetzt eine E-Rechnung?“ – diese Frage hören wir gerade oft. Viele Selbstständige haben vom Thema gehört, wissen aber nicht genau, was davon sie heute schon betrifft und was erst später kommt. Dabei ist ein Teil längst Pflicht: Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dieser Überblick ordnet die wichtigsten Punkte ein – ohne Fachchinesisch.

E-Rechnung für kleine Betriebe: Was ist das überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Computerprogramm direkt auslesen und weiterverarbeiten kann. Die wichtigsten Formate (Stand: Oktober 2026):

• XRechnung: eine reine Datendatei (XML), die man ohne passendes Programm kaum lesen kann
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei, in der zusätzlich die Rechnungsdaten als XML-Datei stecken – lesbar für Mensch und Maschine

Wichtig: Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Sie gilt als „sonstige Rechnung“. Das Gleiche gilt für eingescannte Papierrechnungen.

Empfangen: Das gilt schon heute

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben.

Die gute Nachricht: Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen also nicht sofort neue Technik. Schwieriger ist oft das Lesen: Eine XRechnung sieht beim Öffnen aus wie ein Durcheinander aus Daten. Die Finanzverwaltung bietet dafür ein kostenloses Anzeigeprogramm an (e-rechnung.elster.de), mit dem sich solche Dateien lesbar darstellen lassen. Auch viele Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen inzwischen direkt anzeigen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Handwerksbetrieb bestellt Material beim Großhandel. Schickt der Großhandel künftig eine XRechnung, muss der Betrieb sie annehmen. Ein „Bitte schicken Sie mir lieber ein PDF“ ist dann nicht mehr ohne Weiteres möglich, sobald der Absender zur E-Rechnung verpflichtet ist.

Ausstellen: Die Pflicht kommt in Stufen

Beim Schreiben eigener Rechnungen an andere Unternehmen gibt es Übergangsfristen (Stand: Oktober 2026):

• Bis Ende 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen – ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• 2027: Wer im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter lag, darf die Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Grundsätzlich müssen alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen gelten unter anderem für:

• Rechnungen an Privatkunden
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern (empfangen müssen sie trotzdem können)

Ob und ab wann die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb gilt und wie Sie Ihre Rechnungsstellung umstellen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Das hängt unter anderem von Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab.

Aufbewahren: Das Original zählt

Eine Stolperfalle im Alltag: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format aufbewahrt werden – bei ZUGFeRD ist dabei der Datenteil (XML) maßgeblich. Wer eine XRechnung ausdruckt und nur den Ausdruck abheftet, hat das Original nicht ordnungsgemäß aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Welche Fristen für andere Unterlagen gelten, lesen Sie in unserem Beitrag Belege aufbewahren: Diese Fristen gelten.

Praktisch heißt das:

• Ein festes E-Mail-Postfach oder einen festen Ordner für eingehende Rechnungen festlegen
• E-Rechnungen nicht ausdrucken und löschen, sondern die Originaldatei digital ablegen
• Die Ablage so organisieren, dass Rechnungen auch in Jahren noch schnell auffindbar sind
• Festlegen, wer im Betrieb das Rechnungspostfach regelmäßig prüft – damit nichts im Spam-Ordner oder in einem privaten Postfach verschwindet

Was die E-Rechnung für Ihre Buchhaltung bedeutet

Für die laufende Buchhaltung ist die E-Rechnung eigentlich ein Fortschritt. Weil die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können Buchhaltungsprogramme Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Absender direkt übernehmen. Das spart Abtippen und senkt das Risiko von Zahlendrehern. Voraussetzung ist, dass die Originaldatei vollständig in der Buchhaltung ankommt – und nicht als Foto, Ausdruck oder Bildschirmfoto.

Warum sich digitale Ordnung jetzt doppelt lohnt

Für viele kleine Betriebe in der Altmark – ob Pflegedienst, Onlinehändler oder Handwerksbetrieb – ist die E-Rechnung ein guter Anlass, die Belegablage einmal grundsätzlich zu ordnen. Wer seine Belege heute schon digital und sortiert ablegt, muss bei der E-Rechnung wenig umstellen: Die Datei kommt digital an, wird digital abgelegt und digital weitergegeben. Mehr dazu, wie eine digitale Belegablage aufgebaut sein kann, finden Sie in unserem Beitrag Digitale Buchhaltung: Belege richtig digital verwalten.

So unterstützen wir Sie

Wir buchen Ihre laufenden Geschäftsvorfälle – auch auf Basis eingehender E-Rechnungen – und helfen Ihnen beim Aufbau einer einfachen, digitalen Belegablage. Wenn Sie von Papier auf digitalen Belegupload umstellen möchten, begleiten wir Sie dabei. Sie haben eine feste Ansprechperson und bekommen Ihre Unterlagen sauber aufbereitet für Ihre Steuerberatung. Steuerliche Fragen zur E-Rechnung, etwa zur eigenen Rechnungsstellung, beantwortet Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.

Sie möchten wissen, wie gut Ihre Buchhaltung schon aufgestellt ist? Machen Sie unseren 2-Minuten-Finanz-Check.