Lohnabrechnung: Diese Angaben brauchen wir jeden Monat von Ihnen

Der Monat ist fast vorbei, die Aufträge laufen – und dann fällt auf: Die Stunden der Aushilfe fehlen noch, und dass ein Mitarbeiter ab dem 15. mehr verdient, weiß bisher nur der Chef. Solche kleinen Lücken sind ganz normal. Sie kosten aber Zeit und führen schnell zu Korrekturen. Mit einer festen Checkliste geht die Lohnabrechnung jeden Monat ruhig und pünktlich raus.

Checkliste: Diese Daten braucht Ihr Lohnbüro jeden Monat

Ob Handwerksbetrieb, Pflegedienst oder Onlinehandel – für die laufende Lohnabrechnung sind jeden Monat ähnliche Angaben nötig. Diese Checkliste können Sie jeden Monat einfach abhaken:

• Arbeitsstunden: Bei Stundenlohn die geleisteten Stunden je Mitarbeiterin und Mitarbeiter, bei Minijobs ebenso.
• Urlaub: Wer war an welchen Tagen im Urlaub?
• Krankheit: Wer war an welchen Tagen krank?
• Änderungen: Gehaltserhöhung, andere Wochenarbeitszeit, eine Einmalzahlung oder Prämie.
• Neueinstellungen und Austritte: Wer fängt neu an, wer hört auf – mit Datum.

Den genauen Rhythmus und das Format stimmen wir zu Beginn der Zusammenarbeit mit Ihnen ab. Wichtig ist vor allem, dass die Angaben vollständig und regelmäßig zum vereinbarten Termin kommen.

Tipp: Was von einem Bruttogehalt ungefähr übrig bleibt, können Sie vorab mit unserem Brutto-Netto-Rechner ausrechnen – praktisch, wenn Sie über eine Gehaltserhöhung nachdenken.

Krankmeldungen: Was sich seit 2023 geändert hat

Für gesetzlich Versicherte gibt es seit dem 1. Januar 2023 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Der gelbe Schein auf Papier für den Arbeitgeber entfällt damit weitgehend – der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Ihre Mitarbeitenden müssen sich aber weiterhin unverzüglich bei Ihnen krankmelden.

Für die Lohnabrechnung heißt das: Teilen Sie uns mit, wer an welchen Tagen krank war. Für privat Versicherte gibt es weiterhin eine Bescheinigung auf Papier. (Stand: Oktober 2026)

Neue Mitarbeitende: Diese Unterlagen sollten vorliegen

Bei einer Neueinstellung lohnt es sich, die Angaben schon vor dem ersten Arbeitstag zu sammeln. Typischerweise gehören dazu:

• vollständiger Name, Anschrift und Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer
• Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse
• Bankverbindung für die Gehaltszahlung
• Arbeitsvertrag mit Beginn, Arbeitszeit und Vergütung

Neue Beschäftigte müssen bei der Sozialversicherung angemeldet werden – mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn. In bestimmten Branchen, zum Beispiel im Baugewerbe oder in der Gastronomie, ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn nötig. Deshalb gilt: Je früher wir von einer Neueinstellung wissen, desto entspannter wird es. (Stand: Oktober 2026)

Das Gleiche gilt für Austritte: Teilen Sie uns das letzte Arbeitsdatum mit, sobald es feststeht.

Warum der Zeitpunkt so wichtig ist

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass bei der Lohnabrechnung alles im Folgemonat passiert. Das stimmt nur zum Teil:

• Meldung der Sozialversicherungsbeiträge (Beitragsnachweis): Sie muss am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem gearbeitet wurde, bei der Krankenkasse vorliegen – sie wird also spätestens am Tag davor übermittelt.
• Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Die Beiträge müssen am drittletzten Bankarbeitstag desselben Monats bei der Krankenkasse sein – also noch im laufenden Monat.
• Die Lohnsteuer-Anmeldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Finanzamt sein. Im Regelfall ist das der Kalendermonat, bei kleineren Lohnsteuerbeträgen kann es auch das Vierteljahr oder das Jahr sein.

(Stand: Oktober 2026)

Wenn Stunden oder Änderungen erst nach diesen Terminen eintreffen, muss nachträglich korrigiert werden. Das ist lästig und kostet Zeit – auf Ihrer und auf unserer Seite. Feste Abgabetermine im Monat sorgen dafür, dass alles rechtzeitig fertig wird.

So behalten Sie den Überblick

Ein paar einfache Gewohnheiten helfen, damit die Lohnangaben nicht zur Last werden:

• Ein Ort für alles: Stundenzettel, Urlaubsplanung und Änderungen an einer Stelle sammeln – ob in einer Tabelle, einer App oder einer Mappe.
• Feste Erinnerung: Einen festen Termin im Monat im Kalender eintragen, an dem die Angaben rausgehen.
• Änderungen sofort notieren: Gehaltserhöhung besprochen? Gleich notieren, nicht erst am Monatsende daran denken.
• Neueinstellungen früh melden: Sobald der Vertrag unterschrieben ist, Bescheid geben.

Mehr zu den Änderungen beim Mindestlohn und bei der Minijob-Grenze ab 2027 lesen Sie in unserem Beitrag Mindestlohn 2027 und Minijob-Grenze.

So unterstützen wir Sie

Wir übernehmen für Sie die laufende Lohnabrechnung, die Lohnsteuer-Anmeldungen und die Meldungen an die Sozialversicherungsträger – zuverlässig, digital und mit einer festen Ansprechperson. Sie liefern uns die Angaben zum vereinbarten Termin, wir kümmern uns um den Rest. Die Lohnabrechnung gibt es als Zusatzbaustein zu jedem unserer Pakete für 15 € je Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Monat – alle Preise finden Sie auf unserer Preisseite.

Steuerliche Fragen, etwa zu Sachbezügen oder zur steuerlichen Behandlung einzelner Zahlungen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Wie die Aufgaben zwischen Buchhaltung und Steuerberatung verteilt sind, erklären wir im Beitrag Was macht ein Buchhalter?.

Ob in Klötze, Gardelegen oder Salzwedel: Wenn Sie die Lohnabrechnung abgeben möchten, sprechen Sie uns gern an – im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was Sie monatlich liefern und wie der Ablauf aussieht.