Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben gehören drauf

Der Auftrag ist erledigt, jetzt soll nur noch schnell die Rechnung raus. Gerade dann rutscht leicht etwas durch: Das Leistungsdatum fehlt, die Rechnungsnummer passt nicht in die Reihe oder der Hinweis zur Kleinunternehmerregelung ist vergessen. Für Ihren Kunden kann das bedeuten, dass er die Rechnung nicht so verwenden kann, wie er sie braucht – und für Sie Rückfragen und eine Korrektur. Mit einer festen Checkliste passiert das gar nicht erst.

Pflichtangaben auf der Rechnung: die Checkliste

Was auf eine Rechnung gehört, regelt § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes. Für eine normale Rechnung zwischen Unternehmen sind das (Stand: Oktober 2026):

• Name und Anschrift – vollständig, von Ihnen und von Ihrem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
• Ausstellungsdatum – also der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben
• Rechnungsnummer – fortlaufend und nur einmal vergeben
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung – so beschrieben, dass klar ist, was geliefert oder gemacht wurde
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – auch wenn er im selben Monat liegt wie das Rechnungsdatum
• Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen, und jede vorab vereinbarte Minderung (zum Beispiel Skonto), sofern sie nicht schon eingerechnet ist
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei einer steuerfreien Leistung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

In besonderen Fällen kommen weitere Angaben dazu: Schreiben nicht Sie, sondern Ihr Kunde die Abrechnung, muss das Wort „Gutschrift“ darauf stehen. Bei Arbeiten rund ums Grundstück für Privatkunden ist ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht nötig.

Ein Beispiel aus dem Handwerk: Ein Malerbetrieb streicht im September drei Räume und schreibt die Rechnung im Oktober. Dann gehören beide Daten auf die Rechnung – das Ausstellungsdatum im Oktober und der Leistungszeitraum im September.

Häufige Stolperstellen

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil die Vorlage nicht passt oder es schnell gehen musste:

• Rechnungsnummern mit Lücken oder doppelt: Wer Rechnungen in Word oder Excel schreibt, verliert leicht den Überblick. Ein Rechnungsprogramm vergibt die Nummern automatisch.
• Leistungsdatum fehlt: Viele Vorlagen haben dafür kein Feld. Ein kurzer Satz wie „Leistungszeitraum: September 2026“ reicht oft schon.
• Zu knappe Beschreibung: „Arbeiten wie besprochen“ ist zu wenig. Besser: was, wie viel, wo.
• Kundenadresse unvollständig: Bei Firmenkunden den vollständigen Namen samt Rechtsform verwenden, so wie er im Auftrag steht.
• Steuersatz falsch oder fehlt: Besonders bei gemischten Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen lohnt ein zweiter Blick.

Fehlt etwas, kann Ihr Kunde eine berichtigte Rechnung verlangen. Die Berichtigung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Das ist machbar, kostet aber Zeit auf beiden Seiten – und manchmal verzögert sich dadurch die Zahlung.

Erleichterung für kleine Beträge bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gibt es die sogenannte Kleinbetragsrechnung (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Hier genügen (Stand: Oktober 2026):

• Name und Anschrift des Unternehmens, das liefert oder leistet
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer und der Steuersatz – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind bei solchen Rechnungen nicht vorgeschrieben. Das betrifft zum Beispiel einen Onlinehändler mit vielen kleinen Bestellungen oder den Kassenbon an der Theke. Achtung: Für einige Sonderfälle, etwa bestimmte Lieferungen ins EU-Ausland, gilt die Erleichterung nicht.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 regelt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, was auf diese Rechnungen gehört (Stand: Oktober 2026):

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• den Betrag in einer Summe – zusammen mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt

Gerade dieser Hinweis wird gern vergessen. Ein Satz wie „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“ macht klar, warum auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht. Was die Kleinunternehmerregelung sonst bedeutet, erklären wir in unserem Beitrag Kleinunternehmerregelung: Was Selbstständige wissen sollten.

Wann die Rechnung raus sein muss – und wie lange sie bleibt

• Frist: Für Leistungen an andere Unternehmen muss die Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden. Für Lieferungen und Leistungen ins EU-Ausland gelten kürzere Fristen.
• Aufbewahrung: Rechnungen sind Buchungsbelege und werden in der Regel acht Jahre aufbewahrt – Ihre eigenen ausgehenden genauso wie die Eingangsrechnungen. Mehr dazu lesen Sie in Belege aufbewahren: Diese Fristen gelten.
• Form: Zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung Schritt für Schritt Pflicht. Die Pflichtangaben bleiben dabei dieselben, nur das Format ändert sich. Den Zeitplan finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung für kleine Betriebe.

Gut zu wissen: Die Checkliste hilft auch umgekehrt. Prüfen Sie Rechnungen, die Sie bekommen, mit denselben Punkten. Fehlt dort etwas, fragen Sie am besten gleich beim Absender nach – solange der Vorgang noch frisch ist.

So unterstützen wir Sie

In der laufenden Buchhaltung haben wir jede Rechnung in der Hand – die Ihrer Lieferanten und Ihre eigenen. Wenn uns dabei etwas auffällt, etwa eine fehlende Rechnungsnummer oder ein fehlendes Leistungsdatum, geben wir Ihnen frühzeitig Bescheid. So lassen sich Kleinigkeiten klären, bevor sie zu Rückfragen werden. Mit unserer digitalen Belegablage ist außerdem jede Rechnung schnell wiederzufinden.

Ob in Klötze, Gardelegen oder Salzwedel – oder digital von überall: Sie haben eine feste Ansprechperson, und Ihre Unterlagen gehen sauber aufbereitet an Ihre Steuerberatung. Welches Paket zu Ihrem Betrieb passt, sehen Sie auf unserer Preisseite.

Ob für Ihre Leistungen ein bestimmter Steuersatz oder eine Steuerbefreiung gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.